1. Objectifs du site *

2. Investissement humain *

3. Historique *

4. Administration et mises à jour du site *

5. Description des rubriques du site *

6. Statistiques de fréquentation *

7. Evolutions et perspectives *

8. Annexes *

1. Investissement humain

La création et la maintenance d'un site Internet demande du temps.

Nous avons rassemblé dans le tableau ci-dessous quelques ordres idées :

Tâche	Nombre de participants	Nombre de pages concernées	Temps de travail total (en temps-homme)
Analyse technico-fonctionnelle d'un site pilote	4	25	5 jours
Réalisation du site pilote	2	25	10 jours
Mises à jour du site pilote	1	10 / mois	1* 30 minutes par semaine
Analyse technico-fonctionnelle du site définitif	4	40	5 jours
Réalisation du site définitif	2	40	10 jours
Mises à jour du site définitif	1	20 / mois	2* 30 minutes par semaine
Améliorations (nouveaux développements)	2	2 /mois	10 h par mois
Création d'un espace "membres"	2	25	10 jours
Création de pages d'administration des données du site	2	10	2 jours

Mais le partage de l'information au sein de l'association à travers ce nouveau média ne peut se faire qu'avec la participation de tous les membres de l'association. Le webmaster ne peut mettre "en ligne" que des informations qu'il a reçues.

Afin de permettre des mises à jour rapide de l'information et de limiter les frais de maintenance, l'objectif (atteint avec la version 3 du site) est de créer un site entièrement automatisé sur lequel les internautes peuvent eux-mêmes ajouter des informations.

3. Historique
1. Version1 : étude de faisabilité

La première version du site de l'association a été mise en ligne en août 2000. Afin de limiter les coûts, un hébergeur gratuit a été choisi : "chez.com".

L'URL était alors http://www.chez.com/anciensenscr.

En plus de la gratuité, cet hébergeur avait 2 avantages principaux :

- aucun outil spécifique n'était nécessaire pour la mise à jour du site

- la bande passante était de bonne qualité (les temps d'accès au site étaient courts)

La structure et le design utilisés dans un premier temps ont été ceux du site de l'école. Mais afin d'éviter toute confusion d'image, le design a été rapidement modifié.

La mise en ligne de ce site a permis de récolter rapidement les premières idées et remarques.

 



 

 

 

 

 

2. Version 2 : Une adresse personnalisée

1. Version 3 : annuaire complet disponible

2. Administration et mises à jour du site
1. Remarques générales

Un éditeur de texte et un outil permettant des transfert FTP (téléchargeable sur Internet) suffisent en théorie pour mettre à jour les pages HTML du site.

Frontpage ou Dreamweaver sont des exemples d'outils plus élaborés qui facilitent les modifications.

Afin de pouvoir gérer les mises à jour de la base de données (MySql) utilisée sur le site, l'hébergeur Nfrance propose gratuitement une interface convivial : PHPMyadmin. Cette interface permet de créer des tables, d'y insérer ou de modifier des données. Il n'est pas nécessaire de connaître le SQL pour utiliser cette interface accessible grâce à un mot de passe à l'adresse https:\\phpmyadmin.nfrance.com.

Autre fonctionnalité intéressante : la gestion des différentes adresses de messagerie. Il est possible de créer une infinité d'adresses de messagerie sur le modèle "messagerie@anciens-enscr.org" ou le mot messagerie peut être remplacé par n'importe qu'elle suite de caractères. Chacune des adresses définies peut être dirigée vers une adresse existante. Exemple : les mails envoyés à infos@anciens-enscr.org arrivent dans la messagerie christophe@oudot.com.

Il est possible aussi de créer 3 comptes POP. Chaque compte donne la possibilité de configurer son outil de messagerie (exp.: outlook) afin de recevoir les mails sans utiliser une adresse déjà existante. Exemple : l'adresse webmaster@anciens-enscr.org est sur un compte POP. Lorsqu'une personne reçoit la réponse à un message envoyé à cette adresse, l'expéditeur est webmaster@anciens-enscr.org et non christophe@oudot.com dans l'exemple précédent.

 

2. Remarques techniques liées à la sécurité des données

L'heure de la connexion de l'ancien est enregistrée. Cette connexion est automatiquement coupée au bout de 20 minutes pour des raisons de sécurité. De plus afin de parer les attaques d’éventuels pirates, l’IP de la machine est enregistrée au moment de la connexion. Si l’IP est modifiée (par exemple lors d’une tentative de piratage) la connexion est immédiatement coupée.

3. Recommandations de la CNIL

1. Description des rubriques du site
1. Accueil

Eléments de la page :

En en-tête le titre : Association des ingénieurs de l'ENS Chimie de Rennes (ENSCR)

Juste en dessous : adresse, coordonnées téléphonique et contact e-mail de l'association

En haut à gauche de la page le logo de l'association.

Au centre de la page des liens vers les différentes sous-rubriques

En bas : e-mail du webmaster, hyper-lien vers des informations complémentaires sur le site.

2. Association
1. Accueil : Activités

Description des principales activités de l'association. Rappel de la démarche à suivre pour cotiser.

2. Bureau

Composition du bureau et coordonnées des membres de ce bureau.

3. Documentation

1. Régions

1. Annuaire
1. Accueil : liste e-mail

En Janvier 2002, cet annuaire d'adresses électroniques contenait 325 noms d'anciens. A titre de comparaison, en 2001 l'association rassemblait 1871 diplômés pour 408 cotisants.

Cet annuaire présente les informations suivantes : nom (de jeune fille) , nom (marital), prénom , année de promotion, nom de l'entreprise employeur, la ou les adresses mails permettant de contacter l'ancien.

Sur chaque champ, il est possible de faire des tris et des recherches (le caractère '%' peut remplacer des zones de textes inconnues).

2. Entreprises

Classement alphabétique de toutes les sociétés embauchant au moins un ancien avec le nom de cet ancien, le poste occupé et sa promotion. Il s'agit d'une page pour l'instant statique (non mise à jour de manière automatique).

2. Carrière
1. Accueil : offres d'emploi

Sur cette page est visible la liste des différentes offres d'emplois reçues, soit via l'adresse de messagerie emploi@anciens-enscr.org soit via un formulaire présent sur le site.

Un écran principal présente la liste des offres avec leur date de mise en ligne, le titre de l'offre et la société demandeuse. En cliquant sur un titre d'annonce, un écran s'ouvre présentant les détail de chaque offre.

La mise à jour de cette rubrique est donc automatisée grâce à l'utilisation de la base de données.

 

2. CVs

Au 01/11/2002, 48 CVs sont disponibles dont 33 chercheurs d'emploi. 24 Cvs d'anciens de la dernière promotion sont présentés.. Ces CVs permettent aux nouveaux anciens et aux internautes de se rendre compte des différentes carrières embrassées.

3. Adresses entreprises

A titre d'information, la liste de toutes les entreprises qui ont embauchées au moins un ancien de l'ENCSR.

4. Infos utiles

Cette rubrique, pauvre pour l'instant, regroupe toutes les informations utiles à la recherche d'emploi et à la connaissance de l'entreprise.

3. Actualités
1. Accueil : association

Cette rubrique qui rassemble la liste des futurs événements concernant l'association est automatisée. Les anciens peuvent déposer des messages qui seront en ligne sans contrôle préalable afin d'optimiser la vitesse de passage d'information. Le webmaster se réserve néanmoins le droit d'éliminer les messages sans intérêt ou contraire à l'image du site et de l'association.

 

2. Membres

Il s'agit des carnets rose et blanc. Cette rubrique est mise à jour à partir des messages électroniques reçus à l'adresse webmaster@anciens-enscr.org.

3. Chimie

Pour cette rubrique concernant les actualités de la chimie nous avions prévu de mettre en ligne des informations fournies par des sites de contenu spécialisé dans ce domaine. Malheureusement nos recherches ne nous ont pas permis de trouver un fournisseur de bonne qualité.

Nous poursuivons notre recherche d'un fournisseur gratuit d'information.

4. Forum
1. Accueil : les dernières annonces

Cette rubrique est automatisée : les anciens peuvent déposer des messages qui seront en ligne sans contrôle. Le webmaster se réserve néanmoins le droit d'éliminer les messages sans intérêt ou contraire à l'image du site et de l'association.

C'est la rubrique idéale pour faire passer rapidement un message d'ordre général ou une opinion.

De manière ponctuelle un sous-forum peut être créé sur un sujet particulier. Cela a été fait pour un débat sur l'éventuelle cotisation de l'association à une assurance.

5. Liens
1. Accueil : sélection de sites

1. Espace "membres"

2. Statistiques de fréquentation

Entre Septembre et mars 2001 le site de mise au point (chez.com) a reçu environ 700 visites soit une moyenne de 100 visites par mois avec à chaque fois environ 5 pages de visualisées.

Mois	Visites/ jour	Pages par jour	Total des visites	Total des pages
Sep 2000	1	4	25	120
Oct 2000	2	9	50	275
Nov 2000	3	19	95	574
Dec 2000	6	26	169	773
Jan 2001	7	29	216	872
Fev 2001	4	19	109	528
Mars 2001	7	41	204	1221

Avec la version 2 nous sommes progressivement passés en 6 mois de 13 à plus de 50 visites journalières! Même si on enlève les visites nécessaires aux mises à jour et à leurs vérifications, le nombre de visiteur reste supérieur à 40 par jour. L'indexation dans de nombreux moteurs de recherche permet à un grand nombre de personnes extérieures à l'ENSCR de faire connaissance avec l'association.

Les pages les plus vues sont l'annuaire, les offres d'emploi puis les actualités.

Evolution du nombre de visite :

Mois	Visites/ jour	Pages par jour	Total des visites	Total des pages
Avr 2001	13	42	410	1263
Mai 2001	29	59	918	1839
Juin 2001	37	71	1112	2130
Juil 2001	40	83	1242	2586
Aou 2001	41	83	1289	2460
Sep 2001	50	82	1503	2468
Oct 2001	51	126	1585	3933
Nov 2001	61	154	1849	4648
Dec 2001	56	151	1747	4708

Un autre critère permettant l'évaluation de la bonne santé du site est le nombre de message reçus sur les adresses: webmaster@anciens-enscr.com, infos@anciens-enscr.com et emploi@anciens-enscr.com. La proportions des messages reçus sur chacune de ces adresses est équivalent. En octobre il a fallu gérer un peu plus d'une trentaine de messages.

Nous avons pu constater que le nombre de visite est très sensible aux campagnes de sensibilisation via e-mail.

Evolution du nombre de visite pour l'année 2002:

Mois	Visites/ jour	Pages par jour	Total des visites	Total des pages
Jan 2002	72	190	2262	5896
Fev 2002	66	157	1852	4411
Mar 2002	62	179	1932	5559
Avr 2002	56	148	1706	4462
Mai 2002	74	185	2323	5742
Juin 2002	76	213	2294	6392
Juil 2002	82	282	2556	8740
Aou 2002	81	261	2537	8105
Sep 2002	111	333	3355	9999
Oct 2002	125	336	3888	10423
Nov 2002
Dec 2002

 

4. Evolutions et perspectives
1. Tâches à envisager
1. Amélioration des statistiques

Afin d'avoir une connaissance plus fine de la fréquentation du site, il est important d'ajouter des compteurs de fréquentation sur les pages les plus "sensibles" : pages emploi, forum....

2. Rassemblement de CVs

Il y a actuellement sur le site dans la rubrique carrière trop peu de CVs.

Les arguments pour encourager les anciens à déposer des CVs:

- vous pouvez être contactés par des chasseurs de têtes, même si vous ne cherchez pas ça fait plaisir d'être contacter..

- vous n'êtes pas obligé de mettre vos noms ou coordonnées complètes si vous voulez garder l'anonymat. l'association peut se charger de faire l'intermédiaire.

- vous aider des jeunes anciens à avoir des idées de carrière.etc. ...

3. Mise en valeur des aides que peut apporter l'association

Un des objectifs de l'association est de venir en aide aux anciens dans le besoin. Cette facette de l'association n'est actuellement pas suffisamment mise en valeur. Une sous rubrique dans le chapitre concernant l'association devra être crée pour ce thème.

4. Amélioration du graphisme et de la lisibilité du site

Ce site n'a pas été créé par des graphistes professionnels... loin s'en faut! Le graphisme donne à un site une identité importante pour se démarquer sur le Web. Les idées d'ambiance sont nombreuses: rennes, la chimie, la forêt de broceliande, l'océan...

 

3. Partenariats

Par l'intermédiaire du site de l'association, quelques partenariats nous ont été proposés ou pourrait l'être. Nous les avons rassemblés ci-dessous.

1. L'APEC (Association pour l'emploi des cadres)

L'organisme nous a contacté avec une proposition de partenariat concernant la diffusion d'offres d'emploi ciblées.

2. Autres sites

D'autres sites Internet nous ont proposé des échanges de bannière. Chaque site accepte d'héberger le logo menant à l'autre site.

Nous avons déjà accepté un échange avec le site de la société Intersearch : http://www.intersearchfrance.com.

Cet échange peut être annulé à tout moment. Son avantage est d'être un peu plus présent sur le réseau Internet.

Il faudrait définir une charte pour ce type de partenariat

3. Cabinets de recrutement

Nous mettons en ligne aujourd'hui gratuitement des offres d'emploi proposées par des cabinets de recrutement. Si c'est le souhait de l'association il est sans doute possible d'accentuer les contacts en faisant éventuellement payer à ces sociétés un service plus complet à définir.

4. L'école ENSCR

L'école nous fait parvenir de temps en temps des offres d'emploi que nous publions sur notre site. Peut être pourrions nous envisager d'autres partenariats notamment en ce qui concerne notre rubrique carrière riche en annonce mais pauvres en informations utiles.

6. Annexes

 

1. Etude de marché hébergeur

L’Association Pour l’Emploi des Cadres (APEC) a pour vocation de faciliter la mise en relation des Cadres et des Entreprises.

Dans cette perspective, j’ai le plaisir de vous présenter un nouveau service destiné aux Associations d’Anciens Elèves leur permettant d’être quotidiennement destinataires des offres d’emploi susceptibles de concerner leurs adhérents.

Le principe est simple : nous offrons à nos clients Entreprises et Cabinets de recrutements la possibilité de saisir leurs offres en ligne et de sélectionner les associations de leur choix, au même titre que nos autres moyens de diffusion (Courrier Cadres et le site www.apec.fr).

Pour bénéficier de ce service gratuit, il vous suffit de me retourner :

• la fiche de renseignement ci-jointe
• la convention complétée et signée, en double exemplaire

2. Exemple de partenariat avec l'APEC